دستورالعمل نحوه ثبت اطلاعات کارکنان در سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا)

دستورالعمل نحوه ثبت اطلاعات کارکنان در سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا) (زیرسامانه‌های «ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور»، «ثبت حقوق و مزایای کارکنان»، «پاکنا» و «مدیریت مشاغل») (بخشنامه شماره ۲۴۶۰۲ مورخ ۲۰/۰۳/۱۴۰۲ سازمان اداری و استخدامی کشور)

بخشنامه به مشمولین جزء (۱) بند (د) تبصره (۲) و جزء (۲) بند (الف) تبصره (۲۰) قانون بودجه سال ۱۴۰۲ کل کشور

در اجرای جزء (۱) بند (د) تبصره (۲) و جزء (۲) بند (الف) تبصره (۲۰) قانون بودجه سال ۱۴۰۲ کل کشور مقتضی است، تمامی مشمولین اجزاء قانونی مذکور نسبت به ثبت نمودار سازمانی و تشکیلات تفصیلی خود در زیر سامانه «ملی مدیریت ساختار دستگاه‌های اجرایی کشور»، ثبت و به‌روزرسانی ماهانه اطلاعات پرداختی خود (اعم از نقدی و معادل ریالی مزایای غیر نقدی) در زیرسامانه «ثبت حقوق و مزایای کارکنان»، ثبت اطلاعات فردی و استخدامی و احکام کارگزینی یا قرارداد منعقده کارکنان در زیرسامانه «پاکنا» و همچنین ثبت اطلاعات مشاغل کارکنان خود در زیرسامانه «مدیریت مشاغل» اقدام نمایند:

دستورالعمل نحوه ثبت اطلاعات کارکنان در سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا)

فصل اول) تعاریف

۱) دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری: شامل تمامی وزارتخانه ها، مؤسسات دولتی، مؤسسات یا نهادهای عمومی غیر دولتی، شرکتهای دولتی و تمامی دستگاههایی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر و یا تصریح نام است از قبیل شرکت ملی نفت ایران، سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، بانک مرکزی، بانکها و بیمه های دولتی.

۲) شرکت دولتی: بر اساس ماده (۴) قانون مدیریت خدمات کشوری، بنگاه اقتصادی است که به موجب قانون برای انجام قسمتی از تصدیهای دولت به موجب سیاستهای کلی اصل چهل و چهارم (۴۴) قانون اساسی، ابلاغی از سوی مقام معظم رهبری جزء وظایف دولت محسوب میگردد، ایجاد و بیش از پنجاه درصد (%۵۰) سرمایه و سهام آن متعلق به دولت میباشد. هر شرکت تجاری که از طریق سرمایه گذاری وزارتخانه،ها، مؤسسات دولتی و شرکتهای دولتی منفرداً یا مشترکاً ایجاد شده مادام که بیش از پنجاه درصد (۵۰%) سهام آنها منفرداً یا مشترکاً متعلق به واحدهای سازمانی فوق الذکر باشد شرکت دولتی است.

۳) مؤسسه دولتی: براساس ماده (۲) قانون مدیریت خدمات کشوری، واحد سازمانی مشخصی است که به موجب قانون ایجاد شده یا میشود و با داشتن استقلال حقوقی، بخشی از وظایف و اموری را که برعهده یکی از قوای سه گانه و سایر مراجع قانونی میباشد، انجام میدهد. تمامی سازمان‌هایی که در قانون اساسی نام برده شده است در حکم مؤسسه دولتی شناخته می شود.

۴) مؤسسه یا نهاد عمومی غیردولتی: به موجب ماده (۳) قانون مدیریت خدمات کشوری، واحد سازمانی مشخصی است که دارای استقلال حقوقی است و با تصویب مجلس شورای اسلامی ایجاد شده یا میشود و بیش از پنجاه درصد (۵۰%) بودجه سالانه آن از محل منابع غیردولتی تأمین گردد و عهده دار وظایف و خدماتی است که جنبه عمومی دارد.

۵) مشمولین دستورالعمل: عبارتند از مشمولین جزء (۱) بند (۵) تبصره (۲) و جزء (۲) بند (الف) تبصره (۲۰) قانون بودجه سال ۱۴۰۲ کل کشور

۶) سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا): مجموعه زیرسامانه‌های سازمان اداری و استخدامی کشور

توجه: در این دستورالعمل صرفاً به ثبت اطلاعات در زیرسامانه های «ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور»، «ثبت حقوق و مزایای کارکنان»، «پاکنا» و «مدیریت مشاغل» پرداخته شده است.

۷) زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور: زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور که بستر مدیریت نمودار سازمانی، مدیریت تشکیلات تفصیلی ستادی (و استانی) و نیز مدیریت تشکیلات اسمی دستگاههای اجرایی کشور است.

۸) زیرسامانه پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری (پاکنا): پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری که یکی از زیرسامانه های سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا) میباشد و ثبت و به روزرسانی اطلاعات فردی، استخدامی و احکام کارگزینی یا قرارداد منعقده کارکنان در آن صورت می پذیرد.

۹) زیرسامانه ثبت حقوق و مزایای کارکنان: زیرسامانه موضوع ماده (۲۹) قانون برنامه پنجساله ششم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران -مصوب ۱۳۹۵- که یکی از زیرسامانه های سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا) می‌باشد و دستگاه‌های اجرایی مکلفند نسبت به ثبت و به روزرسانی اطلاعات تمامی پرداخت های کارکنان خویش اعم از پرداخت مستمر و غیر مستمر بر اساس ترتیبات موضوع تصویب نامه شماره ۹۹۱۴۵/ت۵۵۲۲۳هـ مورخ ۱۳۹۷/۷/۲۸ و دستورالعملهای مربوط اقدام نمایند.

۱۰) زیرسامانه مدیریت مشاغل: یکی از زیرسامانه های سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا) می باشد و راهبری مشاغل عمومی و اختصاصی کارکنان دستگاه اجرایی کشور در آن صورت می پذیرد.

۱۱) دستگاه مادر: در این مصوبه منظور از دستگاه مادر، دستگاه بالادست یا سیاستگذار مشمولین دستورالعمل شامل وزارت‌خانه‌ها، سازمان‌های مستقل ذیل رئیس‌جمهور، ستاد قوه قضاییه، مجلس شورای اسلامی و بنیادها و موسساتی که زیر نظر ولی فقیه اداره می‌شوند، می‌باشد.

فصل دوم) فرآیند ثبت اطلاعات در زیرسامانه‌های سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا)

(راهنمای تصویری این فصل به پیوست بخشنامه قابل مشاهده می باشد.)

گام اول: بررسی وجود عنوان مشمولین دستورالعمل در درخت دستگاه‌های اجرایی مجموعه سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا)

ورود اطلاعات در هر یک از زیرسامانه‌های سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا)، منوط به وجود عنوان مشمولین دستورالعمل در درخت دستگاه‌های اجرایی در زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاه‌های اجرایی کشور می‌باشد. لذا در نخستین گام در صورتی که عنوان مشمولین دستورالعمل در درخت دستگاه‌های اجرایی زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاه‌های اجرایی کشور تعریف شده است ولیکن مشمولین دستورالعمل دارای دسترسی کاربری به منظور ورود اطلاعات در زیرسامانه‌های فوق‌الذکر نمیباشد برای تعریف و تغییر کاربران باید از مسیرهای ذکر شده در بخشنامه شماره ۷۲۰۹۸ مورخ ۱۴۰۱/۰۹/۱۹ این سازمان موضوع دستورالعمل نحوه تعریف کاربری‌های سامانه یکپارچه نظام اداری (سینا)) اقدام شده و از مکاتبه با این سازمان اجتناب شود.

در غیر اینصورت و به منظور ایجاد عنوان آن دسته از مشمولین دستورالعمل که در “زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاه‌های اجرایی کشور” تعریف نشده است، دستگاه مادر می‌بایست فهرست کامل مشمولین زیر مجموعه خود را به همراه ماهیت حقوقی مشمولین (طی مکاتبه رسمی) به معاونت حکمرانی الکترونیک و هوشمندسازی نظام اداری این سازمان اعلام نماید.

توجه: لیست این گروه از مشمولین توسط دستگاه مادر بصورت یکپارچه و صرفا در یک مرحله طی مکاتیه به این سازمان اعلام شده و درخواستهای موردی مشمولین بررسی نخواهد شد.

گام دوم: ورود اطلاعات نمودار سازمانی و تشکیلات تفصیلی مشمولین دستورالعمل در زیرسامانه «ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور»

پس از تعریف (ایجاد) دسترسی کاربری در زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاه‌های اجرایی کشور» در ابتدا می‌بایست مشمولین دستورالعمل (بر اساس دستورالعمل و راهنمای مربوطه در زیرسامانه یاد شده) نسبت به ثبت نمودار سازمانی و سپس تشکیلات تفصیلی خود در زیرسامانه مذکور اقدام نمایند لازم به ذکر است کاربران هر یک از مشمولین دستورالعمل میتوانند با مراجعه به زیر سامانه یاد شده از آخرین وضعیت بررسی اطلاعات ثبت شده خود مطلع شوند.

توجه: ورود اطلاعات در زیرسامانه های «مدیریت مشاغل» و «پاکتا» منوط به تأیید نمودار سازمانی و تشکیلات تفصیلی مشمولین دستورالعمل از سوی امور ساختارهای سازمانی این سازمان در زیرسامانه «ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور» میباشد.

گام سوم: ثبت تکمیل و به روزسانی اطلاعات مربوط به حقوق و مزایای مستمر و غیر مستمر و سایر پرداختیهای کارکنان مشمولین دستورالعمل در زیرسامانه ثبت حقوق و مزایای کارکنان

پس از دریافت دسترسی کاربری در زیر سامانه «ثبت حقوق و مزایای کارکنان» می‌بایست با رعایت ضوابط و ترتیبات اعلامی دستورالعمل منتشره در زیرسامانه مذکور، ضمن انتخاب دقیق سطح پست، نوع استخدام، مدرک تحصیلی، رتبه شغلی، سنوات خدمت و درج دقیق عنوان پست و مبالغ اقلام پرداختی نسبت به آماده سازی لیست حقوق پرداختی و بارگذاری آن در زیرسامانه ثبت حقوق و مزایا اقدام نمایند.

چنانچه در پرداختی دستگاه به کارکنان، قلمی غیر از اقلام زیرسامانه یاد شده وجود دارد و امکان متناسب سازی آن قلم با یکی از اقلام زیرسامانه وجود ندارد، مقتضی است عنوان قلم و نوع قلم (حکم، غیر حکم و کسورات) همراه با مستندات از طریق درج “تیکت” در زیر سامانه مذکور برای بررسی به این سازمان اعلام گردد.

شایان ذکر است ثبت اطلاعات در زیرسامانه «ثبت حقوق و مزایای کارکنان» صرفاً با وجود عنوان مشمولین دستورالعمل در درخت دستگاههای اجرایی زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور (و صرف نظر از تأیید نمودار سازمانی و تشکیلات تفصیلی مشمولین دستورالعمل از سوی امور ساختارهای سازمانی این سازمان) امکان‌پذیر میباشد.

گام چهارم: ثبت، تکمیل و به روزسانی مشاغل در زیرسامانه «مدیریت مشاغل»

ورود اطلاعات در زیرسامانه «مدیریت مشاغل» منوط به تأیید نمودار سازمانی و تشکیلات تفصیلی مشمولین دستورالعمل از سوی امور ساختارهای سازمانی این سازمان در زیرسامانه ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور» میباشد. لذا پس از دریافت دسترسی کاربری در زیرسامانه «مدیریت مشاغل» و اخذ تأييدات فوق الذكر، می بایست با رعایت ضوابط و ترتیبات اعلامی دستورالعمل منتشره در زیرسامانه «مدیریت مشاغل» نسبت به ثبت، تکمیل و به روزسانی اطلاعات مشاغل کارکنان خود اقدام نمایند.

گام پنجم: ثبت تکمیل و به روزسانی اطلاعات فردی، استخدامی و احکام کارگزینی یا قرارداد منعقده کارکنان مشمولین دستورالعمل در زیرسامانه «پاکنا»

ورود اطلاعات در زیر سامانه «پاکنا» منوط به تأیید نمودار سازمانی و تشکیلات تفصیلی مشمولین دستورالعمل از سوی امور ساختارهای سازمانی این سازمان در زیرسامانه «ملی مدیریت ساختار دستگاههای اجرایی کشور» و تأیید مشاغل مشمولین دستورالعمل از سوی امور مدیریت مشاغل این سازمان در زیرسامانه «مدیریت مشاغل» میباشد لذا پس از دریافت دسترسی کاربری در زیر سامانه «پاکنا» و اخذ تأییدات فوق الذکر، می بایست با رعایت ضوابط و ترتیبات اعلامی دستورالعمل منتشره در زیرسامانه پاکنا، نسبت به ،ثبت تکمیل و به روزسانی اطلاعات فردی و استخدامی و احکام کارگزینی یا قرارداد منعقده کارکنان خود در زیرسامانه مذکور اقدام نمایند.

توجه : بر اساس جزء (۳) بند (الف) تبصره (۲۰) قانون بودجه سال ۱۴۰۲ کل کشور، ذی حساب، مدیر امورمالی و بالاترین مقام اجرائی ،دستگاه مسئول اجرای این موضوع است و در صورت استنکاف از اجرای این حکم، پرداخت مزایای مستمر و غیر مستمر به اشخاص مذکور ممنوع است. همچنین مستند به ماده (۸) قانون رسیدگی به تخلفات اداری، گزارش خلاف واقع در امور اداری از مصادیق تخلفات اداری می باشد.

فصل سوم: راهنمای اجرای دستورالعمل

– به پیوست راهنمای فرآیند دستورالعمل ارسال می گردد.

محمدرضا عطاردی- معاون حکمرانی الکترونیک و هوشمندسازی نظام اداری

دانلود فایل ابلاغی بخشنامه در فرمت پی‌دی‌اف